COVID-19 : l’autogestion est la clé de la résilience d’itk
Alors que la crise sanitaire du Covid-19 a bouleversé l’économie en France courant mars, la majorité des entreprises du pays n’était pas encore passée au télétravail à cette date. Le passage au télétravail de 100% des équipes en période gestion de crise peut effectivement être un véritable casse-tête. A itk, Frédéric Martinoty, Responsable du pôle SI, et Marielle Snellings, Directrice Administration & Ressources humaines, se sont livrés à l’exercice de l’interview croisée, pour nous expliquer comment la culture d’itk a été la clé de l’installation de 120 personnes en télétravail en 48h.
Marielle Snellings
Directrice Administration et RH
Fredéric Martinoty
Responsable SI
Quel a été votre rôle pour passer toute l’équipe en télétravail ?
Frederic Martinoty, Responsable SI
Notre rôle a été de nous assurer que les infrastructures supportent la croissance du nombre de personnes connectées simultanément à distance, à tous nos outils. Il y a davantage de monde connecté en VPN (réseau privé sécurisé) et sur nos outils collaboratifs que d’habitude. Il faut que le service soit assuré pour tout le monde.
Marielle Snellings, Directrice Administration & Ressources humaines
Au sein de l’équipe de direction nous avons mis à la disposition du pôle SI des moyens financiers ainsi que du temps dédié depuis plusieurs mois, pour accompagner notre croissance. Avec la crise du Covid-19, compte tenu de notre activité internationale, nous avions conscience de la menace sur notre organisation, avant même le confinement. Nous étions préparés et nous avons anticipé, tout en nous adaptant à l’actualité au jour le jour.
Quels ont été les atouts d’itk pour être si réactif ?
Marielle S.
Le télétravail était déjà installé dans l’entreprise itk, sous forme de TODDS (Télétravail Occasionnel à la Demande Du Salarié) depuis 2014.
Ces dernières années, la pratique a été généralisée pour améliorer l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle des collaborateurs (une panne domestique, un problème de mobilité, un besoin de concentration).
J’ai vécu ce passage de 100% des équipes à distance de manière positive ; cela s’est fait naturellement. Tout le monde s’est organisé, et a su rassurer sur sa capacité d’autogestion, même ceux qui n’étaient pas habitués à faire du télétravail. Chaque collaborateur a mis de la bonne volonté en étant proactif. J’ai ressenti beaucoup d’investissement de la part des salariés, ce qui a permis à tous d’être opérationnels très vite.
Frederic M.
Nous avons réussi à installer les 120 personnes du groupe itk en télétravail en 48h, grâce à une très grande rapidité de mise en place par l’équipe des systèmes d’information. Nos principales missions, anticipées 24h avant l’annonce du confinement, ont été de :
- Rassurer toutes les équipes sur notre capacité à déployer les solutions pour chacun
- Informer de l’ensemble des outils disponibles pour le confort (casques, pieuvres téléphoniques, VPN pour tous, etc.). Cela a permis notamment qu’il n’y ait pas de sur-réactivité, comme tout le monde était préparé en amont.
- Paramétrer des outils de conférences téléphoniques avec des clients qui n’en ont pas l’habitude
Au Pôle SI, dès que nous avons été informés, c’est-à-dire le vendredi qui a précédé l’annonce du Président Macron, la plupart des collaborateurs a testé son VPN en amont. Les personnes se sont mobilisées. Nous avons eu la réactivité nécessaire face aux demandes de dernière minute et nous n’avons pas été débordés.
D’après vous, quelles sont les clés du passage d’itk au télétravail à 100% ?
Frederic M.
Comme nous sommes une entreprise en croissance, la direction a fait le choix de porter une stratégie d’anticipation de la montée en puissance du système d’information et donne le temps qu’il faut, pour consolider les outils informatiques et veiller à la résilience de nos infrastructures.
Depuis plusieurs mois, nous avions amélioré nos outils : VPN, outil de haut niveau pour assurer les visio-conférences, chat d’entreprise disponible partout et pour tous. Nous avons ainsi pu passer en 24h de 10 à 70 utilisateurs simultanés sur le réseau (sur 120 salariés).
Par ailleurs, tout le personnel itk était déjà équipé d’un ordinateur portable, à l’exception d’une personne. Cela a été un très gros facilitateur pour la gestion du déploiement en urgence.
L’accès à notre réseau privé est installé par défaut sur les ordinateurs de tous les nouveaux arrivants. Nous sommes en très forte période de recrutement, trente-cinq personnes sont venues renforcer les équipes depuis le mois de septembre dernier. C’est ce qui nous a amenés à intégrer l’installation d’un VPN dans la procédure d’accueil.
Enfin, nous sommes « cloud-natifs », c’est-à-dire que nos serveurs ne sont pas physiquement chez nous et que nos données sont stockées à distance en France. Cela permet aux collaborateurs d’avoir les mêmes conditions de travail à la maison que dans les bureaux d’itk.
Pour la visioconférence, itk a fait le choix de l’outil Zoom, et dispose d’un budget prévisionnel qui permet d’utiliser le nombre de licences nécessaires pour tous. La sélection de cette plateforme s’est faite sur de nombreux critères, dont la flexibilité de l’ouverture de compte, alors que d’autres solutions demandent de commander à l’avance au prestataire un nombre de salles de discussion définies.
Le passage à l’échelle sans difficultés est aussi assuré par la qualité de la vidéo et du son, qui restent stables quel que soit le trafic sur notre réseau.
Marielle S.
Cela a été possible grâce à l’état d’esprit des collaborateurs et surtout grâce à la confiance instaurée à tous les niveaux de l’entreprise. Cette confiance est dans la culture d’itk, qui construit son modèle autour de l’autonomie des équipes.
La confiance de la direction ainsi qu’une généralisation des méthodes agiles ont facilité cette autonomie. Par exemple, concrètement à itk le collaborateur avant de se mettre en télétravail, consulte son équipe ; puis, si l’équipe est d’accord, le collaborateur en informe l’employeur.
Nous avons réellement commencé à travailler avec les méthodes agiles dans les années 2010, sur le périmètre d’un de nos projets, avant de l’élargir à d’autres équipes. Les premiers temps, il y a eu de la résistance dans les équipes, les méthodes agiles étant novatrices. A présent, l’autogestion apporte de la sérénité aux managers.
Depuis, nous avons élargi notre vision des méthodes agiles et nous les avons même adaptées au sein du Pôle Administratif et RH. Cela nous rapproche culturellement des équipes et nous aide à mieux les comprendre.
Avez-vous eu à gérer des situations inattendues ?
Frederic M.
Nous avons dû faire face à une situation d’urgence. Les équipes projet ont exprimé le besoin d’un outil multi-conférences audio, qui permette de recréer des bureaux, dans lesquels les équipes passent de salle en salle, pour assister à des ateliers, qui se tiennent en simultané.
Nous avons fait le choix de Teamspeak, qui offre la possibilité de 32 personnes dans la licence gratuite. En deux heures, nous avons déployé et démarré la phase test. Nous avons déjà un retour très positif des utilisateurs ; donc nous allons élargir l’installation à davantage d’équipes. Nous n’avons pas utilisé Discord notamment, pour maîtriser la sécurité des données hébergés sur nos serveurs cloud et garantir la confidentialité des conversations.
Quels sont les enseignements de cette première quinzaine ?
Frederic M.
La prochaine étape, c’est de reproduire les tableaux blancs et les tableaux de post-its indispensables dans nos méthodes agiles, en particulier pour les équipes projets en méthode SAFe. Cela permettra à chaque équipe dont chacun des collaborateurs est à la maison, de travailler comme en présentiel. Grâce à l’outil, ils pourront se concerter sur les interdépendances des actions de nos projets, identifier les risques, les tâches à prévoir, et les prioriser collectivement.
Marielle S.
Je trouve que c’est incroyable de voir comme tout le monde était sur le pont cette première quinzaine de télétravail généralisée. Nous nous sommes aperçus de l’immense capacité de l’entreprise dans son ensemble à s’adapter très rapidement à un contexte inédit. Cela donne plus de sérénité à notre capacité à faire face à cette période.
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