fbpx
Photo souvenir du séminaire itk 2019.

 

Durant le confinement, les recrutements se sont poursuivis chez itk et six nouveaux collaborateurs ont intégré l’entreprise. Eva Massol, Chargée des Ressources Humaines à itk, a répondu à nos questions.

Quel était le contexte de la campagne de recrutement, quels étaient les objectifs ?

Nous sommes dans une phase de croissance, en plein développement. Actuellement nous sommes 120 collaborateurs répartis sur différents sites :
Clapiers (Occitanie), siège social de l’entreprise, Chateaubourg (Bretagne) et San Francisco aux Etats-Unis.

Afin de garantir une répartition optimale du travail, pour maintenir la qualité de nos services, et pour répondre aux besoins de nos clients, notre croissance est accompagnée par la création de nouveaux emplois. Nous recrutons des profils à fort potentiel, qui sont amenés à monter en compétences sur nos projets clients. Nous avons pour ambition de tripler de taille d’ici 3 ans, pour atteindre 300 collaborateurs en 2023.

Comment se sont déroulés les recrutements chez itk pendant la période de confinement ?

Malgré la période de crise sanitaire, la Direction d’itk a souhaité maintenir le plan de recrutement initialement prévu en l’adaptant au contexte de travail à distance :

  • Arbitrage et priorisation des recrutements à maintenir en fonction des besoins ;
  • Préconisation d’intégrer les nouvelles recrues à partir du mois de septembre (le temps de laisser passer le pic de la pandémie et la période estivale propice aux congés) afin d’être dans de meilleures conditions pour accueillir et intégrer les nouvelles recrues ;
  • Poursuite des entretiens avec les candidats engagés dans le processus de recrutement et respect de nos engagements auprès des candidats retenus.

L’utilisation massive de nos outils de communication interne, la fourniture d’équipements informatiques pour faciliter le travail à distance et la mise en place de rituels visant à réduire le risque d’isolement nous a beaucoup aidé. En raison de la distance imposée par le confinement, nous avons revu les processus de recrutement et notamment la manière dont nous réalisions nos entretiens. Initialement organisés en présentiel dans nos bureaux où nous rencontrions les candidats, nous sommes passés à un processus 100% digitalisé.

Nous utilisons Recruitee, une plateforme de gestion des recrutements partagée, qui favorise le travail collaboratif :

  • Analyse et évaluation des candidatures de façon partagée, avec les équipes techniques de recrutement ;
  • Personnalisation et gestion du processus de recrutement ;
  • Planification de certaines actions (invitation à un entretien, envoi du test technique selon le poste, partage de la charte recrutement, etc).

Plusieurs étapes définissent notre processus de recrutement, que nous avons effectué à distance, à l’aide de nos outils collaboratifs numériques.

  1. Pré-sélection téléphonique RH

Cet entretien générique, constitué d’une session « culture fit », est primordial puisqu’il permet d’évaluer l’adéquation entre le candidat et l’état d’esprit d’itk.

La culture d’entreprise correspond à l’ensemble des valeurs, comportements et pratiques professionnelles communs aux collaborateurs d’une entreprise. La culture d’entreprise est construite et nourrie à travers plusieurs éléments : son histoire, les mythes et héros, les rites et coutumes, les tabous, les méthodes de travail et enfin les valeurs.
Le concept du « culture fit » concerne ainsi l’embauche des personnes qui ont des valeurs, une vision et une attitude qui correspondent à la culture de l’entreprise en question, afin qu’elles puissent développer leur potentiel tout en contribuant à l’organisation autant que possible. (Source : Team RH)

  1. Entretien équipe par visio-conférence

Cet entretien « métier » est réalisé avec des pairs afin d’avoir un avis objectif et complet sur le candidat et d’évaluer les compétences scientifiques/techniques nécessaires au poste proposé. Il est souvent accompagné d’un test technique à réaliser en amont de l’entretien en rapport avec les compétences nécessaires pour le poste proposé.

  1. Entretien final

Réalisé avec des membres du management, ce dernier entretien permet d’échanger notamment sur l’entreprise dans sa globalité, son organisation et ses ambitions, mais aussi l’intégration dans le projet itk à part entière. La dernière étape concerne la délibération interne, pour définir si le profil du candidat est adapté ou si le poste proposé lui permettrait de s’épanouir professionnellement. Si cette dernière étape est positive, nous lui faisons parvenir une proposition. Toutes ces étapes sont réalisées à distance, et la signature de la promesse d’embauche se fait de manière dématérialisée.

Quels étaient les avantages et inconvénients de recruter à distance ?

Avantages :

  • Un gain de temps : moins de logistique d’organisation des entretiens à prévoir (réservation d’une salle de réunion, bloquer du temps en présentiel avec les membres du comité de recrutement, pour préparer l’entretien en amont et réserver du temps pour le débrief à chaud, moins d’interlocuteurs impliqués, notamment pour l’accueil du candidat dans nos locaux)
  • Limiter les frais : ne pas faire venir des candidats sur site, les frontières géographiques tombent.
  • Autre avantage qui en découle : le fait d’utiliser la vidéo dans son processus de recrutement permet de réduire les temps morts, ou temps de latence lors du processus.

Inconvénients :

  • Le filtre vidéo rend difficile d’analyser la communication non-verbale (la gestuelle, la posture, le style, etc.) et d’autres indicateurs disponibles en entretien physique. Le non-verbal, qui plus est sous l’effet du stress de l’entretien, est un révélateur intéressant car c’est un vecteur inconscient de certains traits de personnalité, des émotions, etc.
  • L’exercice peut être déroutant et nécessite une préparation particulière pour le comité, comme pour le candidat. Bien que l’exercice semble moins solennel, il n’en demeure pas moins formel. La dose de convention et de préparation doit être la même que celle investie pour un entretien physique. De la même manière, il est plus facile de couper la parole en réalité que sur une vidéo. Ainsi, par visio-conférence, il faut veiller à ce que notre interlocuteur ait bien fini sa phrase pour rebondir, il faut respecter les temps de parole de chacun pour éviter la cacophonie.
  • Moins « chaleureux » : plus de difficultés à partager/illustrer la culture d’entreprise et les valeurs portées par la société qui passent notamment par les échanges informels en début d’entretien lors de l’accueil du candidat ou à la fin de l’entretien, la visite des bureaux, la rencontre d’autres collaborateurs de la société…
  • Dépendant de la technologie : nous ne sommes jamais à l’abri d’une défaillance ou d’une panne des logiciels et de l’équipement utilisés.

Combien de recrutement avez-vous finalisés pendant la période de télétravail ?

A ce jour, 10 promesses d’embauches ont été signées dont 3 sur le site Chateaubourg (Bretagne) et 7 à Clapiers. Les intégrations des nouveaux collaborateurs sont prévues à compter du mois de septembre 2020. Nous allons intégrer ces talents dans différents domaines de compétences tels que l’informatique, l’IoT, l’agronomie, la modélisation, les mathématiques appliquées, la data science, l’intelligence artificielle.

Comment s’est organisée l’intégration des nouveaux collaborateurs à distance ?

Pendant la période de confinement, nous avons accueilli et intégré six nouveaux collaborateurs (dont 2 stagiaires) sur des fonctions diverses : Responsable Juridique, Ingénieur IoT, General Manager itk aux Etats-Unis, Chargée Relation Client Support IT.

Nous sommes conscients que la situation était particulière et le temps pouvait parfois manquer, c’est pourquoi nous avons aussi la chance de pouvoir compter sur l’ambiance de collaboration naturelle qui règne chez itk.
En ce sens plusieurs collaborateurs se sont mis à disposition des nouveaux arrivants pour leur faciliter davantage l’intégration, notamment avec l’aide de nos outils collaboratifs (Gitlab, TeamSpeak…).

Nous avons adapté notre processus d’intégration et d’accueil et tout a été réalisé à distance avec une forte implication et disponibilité de la part de l’équipe Administrative et RH. Notamment Frédéric Martinoty, notre responsable des systèmes d’information, qui réalisait la remise du matériel informatique sur site dans le respect des règles de sécurité et d’hygiène, imposées par le gouvernement. Christel Egligeaud, notre assistante administrative et RH, a assuré l’intégration administrative digitalisée et la présentation de notre environnement de travail à distance. Enfin, les équipes projet se sont mobilisées pour organiser les premiers jours de travail chez itk afin d’éviter l’isolement.

« Cela m’a rassuré de voir qu’il y avait une espèce d’entreprise virtuelle qui avait été recréée via les outils d’itk, c’est-à-dire le chat, Teamspeak pour l’audio… Avec les systèmes de salles qui ont été recréées, aussi bien les bureaux que les espaces « machine à café », cela permet de rentrer en contact plus facilement avec les gens, comme si j’avais intégré l’entreprise dans les locaux » explique Emilie, notre Chargée de Relation Client – Support IT, arrivée le 2 juin.

Intégration d’Emilie par Eva lors de son premier jour chez itk

Predict and Decide